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Word, Excel, PowerPoint | Dateien als PDF speichern

PDF-Dateien sind in vielerlei Hinsicht praktisch. Und auch Office-Dokumente lassen sich als PDF-Datei speichern. 

Beispielsweise bei PowerPoint-Präsentationen für Schule, Uni oder Arbeit bietet es sich an, neben dem Speichern als pptx. die Datei auch als Kopie im .pdf-Format parat zu haben. Denn oft steht man vor dem Publikum und merkt, dass auf dem Rechner, von dem aus die Präsentation läuft, ein Open-Source-Office läuft, während auf dem heimischen Computer Microsoft Office installiert ist. Das hat die fatale Folge, dass möglicherweise Formatierungen überschrieben/geändert wurden und die Präsentation damit nicht mehr schön aussieht. Ein PDF-Datei sieht hingegen immer gleich aus und kann auch gut zum Verschicken von Excel-Tabellen genutzt werden, wenn die Datei nicht in Excel geöffnet und bearbeitet werden soll, sondern sauber auf einem weißen Blatt erscheinen soll.

Gehen Sie wie folgt vor, um ein Office-Dokument als PDF-Datei zu speichern (die Beschreibung ist in fast identischer Weise auf alle Office-Versionen übertragbar):

  1. Öffnen Sie das Dokument, was umgewandelt werden soll.
  2. Wenn Sie NEBEN dem eingentlichen Dokument eine .pdf-Kopie erzeugen möchten, muss die Datei zunächst ganz normal gespeichert werden.
  3. Wählen Sie den Kreis oben links aus.
  4. Klicken Sie auf den Pfeil neben „Speichern unter“.
  5. Hier können Sie „PDF oder XPS“ auswählen und schon kann die Datei als PDF gespeichert werden.

Alternativ kann beim normalen Speichern über die Tastenkombination STRG+S auch unter dem Dateinamen bei „Dateityp“ ein anderes Format ausgewählt werden.

Nice2Know: PDF steht für „Portable Document Format“ (portables Dokumentenformat)

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